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Centre d'aide

Questions fréquentes

Retrouvez ici des réponses rapides à vos questions les plus courantes.

📱 L'application

L’application MedSmart est un logiciel de gestion de cabinet disponible sur Google Play Store et App Store.

Vous pouvez donc accéder à votre logiciel de gestion de cabinet depuis n’importe quel smartphone ou tablette.


Vous pouvez également installer MedSmart sur certains ordinateurs: les Chromebooks ou encore les derniers Mac M1.

Nous travaillons actuellement sur une version ordinateur. Interréssé(e) ? Dites le nous ici.

Nous sommes particulièrement preneurs de vos retours.

 

C'est pourquoi vous pouvez nous envoyer toute remarque et question à propos de l'application: par e-mail.

  • Dans l'application: Paramètres > Contacter le Support
  • Via le Formulaire de contact.

N'hésitez pas à noter l'application sur l'App Store ou le Google Play Store !

👨‍⚕️ Création d'un compte

MedSmart est une application de gestion de cabinet développée en collaboration avec de nombreux praticiens de santé pour chacune des professions ci-dessous:

 

  • ostéopathe
  • psychologue
  • chiropracteur
  • diététicien-nutritionniste
  • pédicure-podologue
  • psychomotricien
  • ergothérapeute

Pour créer un compte, téléchargez l’application sur votre smartphone et/ou votre tablette - si vous souhaitez utiliser l'application sur Chromebook ou Mac M1, il vous faudra effectuer l'inscription sur smartphone ou tablette au préalable.


Suivez ensuite les instructions sur l’application.
Vous aurez besoin de présenter une pièce d’identité ainsi que votre numéro ADELI, afin de sécuriser votre compte.


Une fois votre inscription terminée, vous recevrez un e-mail de Bienvenue, dans lequel se trouve un lien de vérification de votre adresse e-mail. Cliquez dessus depuis votre smartphone ou tablete pour vérifier votre adresse e-mail: Votre inscription est finalisée !

⚙️ Gestion du compte

Vous pouvez supprimer votre compte MedSmart en envoyant un e-mail de désinscription à l’adresse support-ps@medsmart.fr.

L'adresse de votre cabinet est utile pour les reçus d'honoraires de vos patients. L'entrée de l'adresse de votre cabinet se fait via une API Google, autrement dit, si l'adresse n'est pas reconnue dans l'application, elle n'est pas trouvable sur Google.

 

Pensez à rajouter l'adresse de votre cabinet à Google Maps, pour que vos patients puissent facilement la retrouver.

Ce lien vous explique comment vous y prendre.

💵 Abonnement

Une fois inscrit(e) sur MedSmart, vous bénéficiez de l’ensemble des fonctionnalités:

  • Fiches patient
  • Prise de notes écrite, dictée et photo
  • Historique de consultation
  • Paiement par carte bancaire sans terminal de paiement
  • Envoi de reçus d’honoraires par SMS ou par E-mail
  • Remboursement mutuelle
  • Comptabilité simplifiée
  • Etc...

Le tout, gratuitement et sans renseigner votre carte bancaire. Créez jusqu’à 30 fiches patients avant de vous abonner à l’application.


Nous avons à coeur de vous laisser essayer l’ensemble de nos fonctionnalités gratuitement afin que vous puissiez vous faire votre propre avis sur la solution avant de vous abonner !

L'abonnement MedSmart est fixé à 19.99€/mois, et c'est tout!

Il n'y a aucuns frais supplémentaires.

Nous serions tristes de vous voir partir...  Néanmoins vous pouvez annuler votre abonnement à tout moment, dans la section Paramètres > Abonnement MedSmart > Gérer mon abonnement

 

Afin d’améliorer continuellement notre solution, nous sommes preneurs de vos retours par e-mail à support.ps@medsmart.fr

👤 Création & import de fiche patient

Avec MedSmart, créez facilement vos fiches patients avec toutes les informations nécessaires depuis l’onglet Mes patients.


Remplissez, sur une interface intuitive, les informations personnelles de votre patient (nom, prénom, etc.) et renseignez son numéro de téléphone et/ou email afin qu'il reçoive automatiquement ses reçus d’honoraires.


Vous accédez ensuite à l’écran Antécédents et Informations, où vous pourrez rentrer les différents antécédents (classés par catégorie) et les informations du patient (métier, sport, famille, etc.). Toutes ces informations peuvent être modifiées lors des consultations suivantes.


La fiche de votre patient est désormais créée, accédez facilement à toutes ces informations lors des prochaines consultations !

Une fois créée, une fiche patient est facilement modifiable ou supprimable : Cliquez sur l'icône 🖉 en haut à droite pour éditer les informations, ou supprimer la fiche patient, avec le bouton rouge Supprimer mon patient en bas de la page.

Une fois les antécédents de vos patients indiqués lors de la création d’une fiche patient, ceux-ci sont toujours modifiables dès que vous le souhaitez :

  • Avant une consultation, dans la fiche patient,
  • Pendant la consultation dans l’Historique Patient où chaque antécédent rentré au préalable reste modifiable.

Il est possible d'importer automatiquement l'intégralité de votre base de patients dans l'application MedSmart à partir d'un fichier CSV (type Excel).

Ce fichier est exportable depuis votre logiciel de gestion de cabinet ou de prise de rendez vous.

Nous avons détaillé la marche à suivre étape par étape pour:

📝 Consultation

Il est possible de terminer ses notes de consultation, même lorsque votre patient a quitté le cabinet.

A la fin de la consultation, appuyez sur ‘Retour aux Notes’ pour ajouter des notes, prendre une photo de documents papiers, par exemple.

 

Vous pouvez également modifier les notes d’un patient directement depuis la fiche patient dans Consultations réalisées > Cliquez sur la Consultation de votre choix.

L’application a été pensée pour vous, praticiens de santé. Nous savons que vous devez écouter, échanger et manipuler physiquement votre patient. C’est pourquoi vos notes restent intactes, même lorsque vous quittez l’application, ou que vous verrouillez votre appareil.


Veillez cependant à ne pas fermer complètement l’application ou vous déconnecter durant une consultation, au risque de perdre vos notes.

MedSmart permet une prise de notes personnalisée, et adaptée à votre profession. Vous pouvez donc modifier la strucuture (ordre et nom des sections) des antécédents et de votre prise de note - pour l'adapter à votre fonctionnement - dans Paramètres > Consultation Personnalisée

🔒 Sécurité des données

Les données de vos patients sont confidentielles, vous seul pouvez y accéder. Ces données sont chiffrées et stockées en France chez un Hébergeur de Données de Santé certifié HDS par le Ministère de la Santé, pour vous garantir une totale confidentialité.


Nous protégeons toutes vos données avec soin mais nous n'y avons pas accès, elles n'appartiennent qu'à vous.

Vous êtes la seule personne pouvant accéder à votre compte MedSmart grâce à une politique d’authentification à double facteur.

Nous souhaitons nous assurer que les seules personnes autorisées à accéder à MedSmart soient des praticiens de santé munis d'un numéro ADELI.

 

Ainsi, nous effectuons des vérifications d'identité afin d'être certain que vous êtes bien la personne associée au numéro ADELI renseigné.

💳 Règlement

MedSmart vous propose d’accepter différents types de paiement que vous pouvez activer/désactiver depuis Paramètres > Moyens de paiement acceptés:

  • Le paiement par Carte Bancaire sans terminal de paiement est une solution inclue dans votre abonnement MedSmart. Proposez la CB à vos patients et continuez à accepter les autres modes de paiement:
  • Espèces
  • Chèque
  • Paiement par Carte Bancaire avec votre terminal.

Paiement multi-consultations: Si un patient souhaite payer lors de la prochaine consultation, vous pouvez choisir l’option ‘Paiement multi-consultation. Ce paiement sera mis en attente jusqu'à ce que vous choisissiez un autre moyen de paiement.

MedSmart vous permet de proposer à vos patients le paiement par carte bancaire sans terminal de paiement.

 

Pour cela, il vous suffit de l’activer en 3 minutes dans l’application en allant dans Paramètres > Moyens de paiement acceptés.

 

Les frais de commission pour vos règlements par Carte Bancaire sont limités à 1,75%. Il n’y pas de frais de tenue ni de durée d’engagement, vous recevez directement vos honoraires sur votre compte courant de manière hebdomadaire.

Lorsque le paiement par carte bancaire est activé, je choisis Carte Bancaire au moment du règlement de la consultation.


Mon patient reçoit ainsi un lien de paiement par SMS, sur lequel il clique:

  • Si votre patient utilise Apple Pay ou Google Pay, le paiement se fait en un clic.
  • Sinon, il lui suffit d'entrer les informations de sa CB sur la plateforme de paiement sécurisée, sa carte sera préremplie pour les prochaines consultations.

Et voilà, la consultation est réglée!

🧮 Aide à la comptabilité

L’objectif de cet historique de facturation est de simplifier votre comptabilité. Vous pouvez accéder à tous les paiements de vos consultations, sur une période souhaitée, et pour les modes de paiement de votre choix.


Exportez en un clic cet historique sur votre appareil en format CSV (Excel). Vous seul pouvez y accéder et le modifier pour simplifier votre comptabilité ou l'envoyer à votre comptable !

🧾 Reçus

Votre patient a perdu le reçu de votre dernière consultation et vous demande une nouvelle facture ?

Accédez simplement à sa Fiche patient > Consultations Réalisées > Consultation > Envoyer le reçu.

Choisissez simplement le mode d’envoi et le tour est joué !

Vous seul avez besoin de l’application MedSmart pour permettre l’envoi automatique de vos reçus d’honoraires et la télétransmission de vos actes à la mutuelle de vos patients.

 

Vos patients n’ont rien à faire.
Rendez service à vos patients, en toute simplicité.

👥 Partage de patients

Vous êtes autorisé à partager vos fiches patients avec les confrères au sein de votre cabinet.


Pour cela, rendez vous dans Paramètres > Confrères au sein du cabinet > + Ajouter un confrère.

  • Si votre confrère/consœur utilise Medsmart, entrez l’adresse e-mail liée à son compte pour lui envoyer une invitation. Vous pourrez ensuite gérer ce partage dans la section Confrères au sein du cabinet en autorisant ou non l’accès à vos patientèles respectives. 
  • Si votre confrère/consœur n’utilise pas encore MedSmart, entrez son adresse e-mail. Celui-ci recevra un e-mail l’invitant à créer un compte et vous pourrez ensuite, de la même manière gérer le partage de vos patientèles au sein de votre cabinet. 

Vous aurez ensuite accès aux notes et consultations effectuées par votre confrère avec vos patients.

Votre remplaçant peut créer un compte MedSmart et accepter directement le partage de votre patientèle.


Il peut utiliser la version gratuite de MedSmart tout en ayant accès à votre patientèle durant son remplacement. Vous retrouverez ses notes dans les fiches respectives de vos patients.

Lorsque vous partagez vos fiches patients, vous partagez toutes les informations contenues dans ces dernières.


Vous gardez cependant toujours le contrôle du partage de votre patientèle. Autorisez ou non l’accès à vos fiches patients dans la section Confrères au sein du cabinet.

📨 Télétransmission mutuelle

MedSmart permettra prochainement de télétransmettre automatiquement les demandes de remboursement de vos patients à leur mutuelle. Grâce à vous, le parcours de soins devient facile avec un remboursement simple et rapide de leurs consultations !

Une question persiste ?

Contactez-nous en remplissant le formulaire ci-dessous.